Hyvä kokous voi säästää monelta sähköpostilta. Kuva: Pixabay

#309: Palaverikäytännöistä

Sairaalassakin on tietynlaisia palavereita, kokouksia päivittäin. Olkoonkin se sitten vuoronvaihtopalaveri, johtoryhmän palaveri tai hoitoneuvottelu, kokouskäytännöissä on tiettyjä yhteisiä asioita kaikenlaiselle kokoontumiselle.

Kokoukselle on oltava agenda, miksi kokoonnutaan. Mitä kokoukselta odotetaan, mitä siellä tulisi saada aikaiseksi tai päättää. Vuoronvaihtokokouksen aiheena päivystyksessä on esimerkiksi kertoa päivystyksen yleisestä tilanteesta, miten paljon eri hoitolinjoilla ja prosesseissa on potilaita. Kokouksella on siis tarkoitus, ei huvikseen tai muuten vaan kokoonnuta samaan paikkaan samaan aikaan.

Kokouskutsua lähetettäessä vastaanottajia helpottaa, jos kokouksen agenda ja mahdolliset tietolähteet (osoitteet, liitetiedostot) on liitetty mukaan kokouskutsuun. Kokouskutsu on hyvä lähettää mahdollisimman ajoissa, se on ystävällinen ele kokoukseen osallistujia kohtaan. Ehtivät ihmiset sitten järjestellä asiansa, esimerkiksi työvuorot tai menemisensä.

Mainos (teksti jatkuu alla)
Mainos

Etäosallistuminen on myös usein hyvä tapa osallistua kokoukseen, jos esimerkiksi asuu / sijaitsee huomattavan etäällä kokouspaikasta. Etäosallistumisella (esim. Skype) säästää matka-ajassa ja kuluissa melkoisen paljon! 

Palaverissa yleensä (mielellään) vain yksi kerrallaan on äänessä. Kokouksella on oltava -vaikkei nimettynä, mutta ainakin käytännössä- puheenjohtaja(t) joka vetää kokousta ja huolehtii kokousjärjestelyistä: Ottaako joku muistiinpanoja, merkintöjä, ja kuka se on? Sovitaan tämä ääneen, ei oleteta, että "joku ehkä ottaa muistiinpanoja". Aloitetaan kokous toteamalla miksi ollaan täällä, mitä yritämme saada aikaan.

Puhutaan normaalilla äänellä, ei huudeta eikä puhuta päälle. Sen, että normaaliin työpaikan käytökseen ei kuulu esimerkiksi huutaminen, pitäisi olla aivan itsestäänselvää. Käytöstavat!

Kun kokous päättyy (toivottavasti ajoissa), se kuka johtaa puhetta vetää päätetyt asiat yhteen. "Olemmeko samaa mieltä?", voi kysyä lopuksi. Sovitaan, kenen vastuulle jää selvittää tai työstää mitäkin asiaa ja mikä on muutoinkin jatkosuunnitelma. Sekään ei saa jäädä ilmaan niin, että "joku hoitaa joskus". Jos hoidettaville asioille ei ole nimettyä hoitajaa, tuppaavat ne jäädä hoitamatta.

Kaikkiin kokouksiin ei tietysti tämänlainen rakenne, runko ole tarpeen, mutta jotta kokous olisi tehokas on yllä mainitsemistani asioista varmasti hyötyä. Rakenne ja tarkoitus kokouksella on oltava.

Ainiin, palaverikahvit ovat aina hyvä idea!

Mainos
Mainos