Muutos onnistuu, jos henkilöstö ymmärtää sen syyt ja tavoitteet.
Työelämän muutokset vaikuttavat yleensä kielteisesti työntekijöiden henkiseen hyvinvointiin ja terveyteen.
Muutos voi olla myös myönteinen kokemus. Hyvinvointi lisääntyy, jos muutos lisää työn itsenäisyyttä, mahdollisuuksia osallistua päätöksentekoon ja saadun tuen määrää.
Muutosten ymmärtäminen edellyttää avointa viestintää. Tietoa tulee jakaa räätälöidysti kaikille ryhmille: yksilöille, työryhmille, työntekijöiden edustajille ja esimiehille. Viestinnän pitää kattaa kaikki vaiheet.
Tietoa pitää jakaa monessa muodossa ja monissa eri kanavissa.
Henkilöstön on saatava selkeä vastaus kahteen kysymykseen: Miksi organisaatiomuutos tehdään? Mihin muutoksella pyritään?
Vastauksissa on perusteltava muutoksen välttämättömyys ja avattava näköala tulevaisuuteen.
Hyvä viestintä on kaksisuuntaista, aitoa vuorovaikutusta. Johdon on oltava muutoksen kasvot, valmis keskustelemaan ja vastaamaan kysymyksiin. Tietoa pitää jakaa ajoitetusti, monessa muodossa ja monissa eri kanavissa.
Osallistuminen sitouttaa muutokseen. Työntekijöillä tulee olla mahdollisuus vaikuttaa muun muassa tuleviin tehtäviinsä ja urakehitykseensä.
Esimiehillä täytyy olla aitoa päätösvaltaa, sillä he vastaavat muutosten toteuttamisesta työryhmissä ja yksilötasolla.
Esimiesten päivittäisiä velvollisuuksia on tarvittaessa vähennettävä. Heille tulee tarjota valmennusta, mentorointia ja viestintäkoulutusta, sillä heidän on osattava kohdata alaisensa ja kertoa vaikeista asioista.
Riskien arviointi on yksi osallistumisen muoto. Työntekijöiden käsityksiä riskeistä on kuultava ennen muutoksen toteuttamista, niiden aikana ja prosessin jälkeen. Näin kerätään tietoa paitsi riskeistä myös työntekijöiden tuen tarpeesta.
Tukitoimilla varmistetaan, että kaikilla on riittävästi voimavaroja muutosten käsittelyyn ja uusien tehtävien suorittamiseen. Kaikille osallisille tulee tarjota tukea eri vaiheissa.
Työntekijälle voi tarjota kriisitukea tai valmennusta muutoksen kohtaamiseen, osaamisen kartoitusta ja koulutusta.
Kun muutos on toteutettu, koko prosessi ja lopputulos pitää arvioida. Kaikkia osallisia pitää kuulla, sillä arviointi on yksi osallistumisen muoto.
Julkaistu Tehy-lehdessä 5/2012
