Tutkijat, hoitajat ja lääkärit miettivät yhdessä keinoja hälyisän työn kesyttämiseen.
1. Minimoi keskeytykset
Kukaan ei vähennä keskeytyksiä yksin, vaan se vaatii yhteisiä pelisääntöjä ja koko porukan sitoutumista. Tavoitteena on hoitaa yksi asia kerrallaan ja välttää häsläämistä. Kun joutuu jättämään tehtävän kesken ja siirtämään huomionsa muuhun, syntyy viivettä. Mitä enemmän keskeytyksiä tulee, sitä enemmän aikaa menee hukkaan. Samalla potilaan hoito pitkittyy ja tilanteeseen joudutaan palaamaan aina vain uudestaan.
Kunnioita toisen aikaa. Työkaverilta tulee kysyttyä monenlaista, lähtien siitä, mitä on ruokana. Etsi tieto itse, jos se on saatavilla vaikka työpaikan intrasta.
Lääkkeiden jaossa on jo tavallista, että työ rauhoitetaan huomioliivillä tai kyltillä ovessa. Osastonhoitajat ja apulaisosastonhoitajat rauhoittavat työnsä samalla tavalla, kun he laativat työvuorolistoja.
Varsinkin lääkäreiden pakeille on monta pyrkijää. Satakunnan sairaanhoitopiirin joillain osastoilla on sovittu, että osastolle tulevan lääkärin luo ei hyökätä oitis, vaan kysymyksille varataan tietty aika. Voidaan myös sopia, ettei asioita rampata kysymässä jatkuvasti, vaan kysymykset kirjataan muistiin ja kysytään kaikki asiat kerralla. Lääkäreiden työtapoja muutettiin myös niin, että he kertovat aina sanelun lopussa potilaan jatkohoito-ohjeet.
Keskeytysten osalta kannattaa harjoittaa itsetutkiskelua. Mieti, mikä arjessa keskeyttää tekemisesi? Joskus se voit olla sinä itse – tarvitseeko esimerkiksi meilejä tarkastaa niin usein?
2. Rauhoita raportti
Sanelut tehdään hiljaisissa huoneissa. Kirjaaminen helpottuu, kun käytät vastamelukuulokkeita. Tutkimuksien perusteella puhehäly voi heikentää työsuoritusta jopa kymmenellä prosentilla. Työtehon lasku näkyy voimakkaimmin tehtävissä, joissa tarvitaan työmuistia.
Raportin aika on Satakunnassa rauhoitettu. Ennen se saattoi keskeytyä vaikka puhelinsoittoon. Nyt on päätetty, että raporttiin keskitytään sen vaatimat minuutit. Muu saa odottaa.
3. Käytä tsekkauslistoja
Leikkaussaleissa on käytetty jo pitkään tarkistuslistoja. Terveydenhuoltoon ne ovat aikoinaan tulleet ilmailusta. Kaikkea ei tarvitse pitää päässä, kun on lista. Se auttaa myös uuden työntekijän perehdytyksessä. Uuden opettelu on helpompaa, kun tehtävä on purettu listan muotoon. Esimerkiksi vakiolista osastokokouksen asioista sujuvoittaa kokouksen kulkua ja auttaa valmistautumaan siihen.
Kirjaa hyvin, niin voit tarkastaa, tuliko kaikki tehtyä.
4. Järjestä tavarat
Työ on helpompaa, kun vastaanottohuoneissa ja kiertokärryissä on sama varustus ja tavarat ovat samassa järjestyksessä. Rutiinit pitäisi suunnitella niin, että ensin tarkistetaan välineiden kunto. Aikaa kuluu hukkaan, jos vaikkapa toimivaa korvalamppua pitää lähteä etsimään kesken toimenpiteen. Hoitohuone ei myöskään ole enää välinevarasto: työ keskeytyy, jos joku marssii huoneeseen etsimään jotakin.
5. Ota fiksusti yhteyttä
Sopikaa, mitä viestintävälinettä käytätte missäkin tilanteessa. Mihin tilanteeseen sopii puhelin? Voiko asia odottaa viikoittaiseen kokoukseen? Kun lähettää viestin, ei tarvitse nykiä hihasta.
Satakunnassa otettiin käyttöön tietojärjestelmä Effican pikaviestit-systeemi, koska sähköpostia ei voi käyttää tietoturvasyistä.
6. Puhu työtavoista
Työnteon tavoista puhutaan liian harvoin. Satakunnan aivotyöpajoissa puhumiselle varattiin aikaa. Hoitajat kertoivat arjen työtä koskevat toiveensa lääkäreille ja lääkärit hoitajille.
Kuka hoitaa ketäkin? Keskussairaalan päivystysosastolla otettiin käyttöön värikooditaulu, josta hahmottaa yhdellä silmäyksellä, ketkä hoitajat vastaavat minkäkin huoneen potilaista. Jokaista hoitajaa varten on oma nimimagneetti, jota on kätevä siirrellä.
7. Kirjoita selkeästi
Valmiit pohjat ja mallit hoitokertomuksille, kirjeille, saneluille ja muille asiakirjoille helpottavat viestintää.
Satakunnassa on panostettu selkokielen käyttöön. Sitä varten oli oma hanke. Esimerkiksi potilaille lähtevien kirjeiden tekstit on muokattu helpoiksi lukea ja ymmärtää. Myös sairaanhoitopiirin nettisivuilla on käytetty selkokieltä. Kun asia tulee paremmin ymmärretyksi, potilaille ei tule niin usein tarvetta soittaa ja hoitajien aikaa vapautuu muuhun.
8. Perehdytä ja kertaa
Hyvää kognitiivista ergonomiaa kannattaa nostaa esille jo perehdytyksen yhteydessä, jotta tulokkaat oppivat heti uusiin työtapoihin. Sovittuja toimintatapoja kannattaa kerrata aika ajoin vaikka osastotunnilla, etteivät hyvät käytännöt unohdu alkuinnostuksen jälkeen.
Uuden oppimiselle pitää varata työyhteisössä aikaa. On arvioitu, että tietojärjestelmiin liittyvät ongelmat vievät jopa kymmenen prosenttia työajasta. Uutta potilastietojärjestelmää on vaikea oppia arjessa muun työn lomassa, paineen alla.
9. Katso ulkopuolisin silmin
Satakunnassa työsuojeluhenkilöstö saa valmennusta aivotyöstä. Suunnitelmissa on tehdä osastoille ”aivokävelyjä” – ulkopuolinen saattaa nähdä tuoreemmin silmin, miten asioita voisi muuttaa vähemmän kuormittavaan suuntaan.
Työn vaarojen arviointiin lisätään kognitiivista ergonomiaa koskevia kysymyksiä. Työ on muuttunut. Selkävaivat ovat hoitotyössä yleisiä, mutta sitäkin kannattaa miettiä, miten kestää pää.
+ Hyvä uutinen
Satakunnassa hoitajat ja lääkärit innostuivat tiimityöstä, luovasta ajattelusta ja uusien ratkaisujen etsimisestä. He mainitsivat positiivisena esimerkkinä myös käsillä tekemisen, jossa vaaditaan käden ja silmän yhteistyötä. Aivotyö ei kuormita, jos sitä on sopivassa määrin.
Asiantuntijana työhyvinvointipäällikkö Katri Mannermaa Satakunnan sairaanhoitopiiristä.
Lue lisää Työterveyslaitoksen nettisivuilta.
