Asiantuntijat neuvovat, kuinka esihenkilön kannattaa ratkoa työpaikan tyypillisiä pulmatilanteita.
Hoitaja sanoo, ettei saa koskaan lomaa heinäkuussa. Toinen huomauttaa, että joutuu töihin joka jouluaatto. Kolmas haluaisi tehdä enemmän viikonloppuvuoroja.
Organisaatiopsykologi ja kirjailija Pekka Järvinen: Lomat ja työvuorot ovat herkkä asia etenkin vuorotyössä. Siksi tarvitaan yhdessä sovitut periaatteet. Järjestelmän pitää olla mahdollisimman reilu ja läpinäkyvä, jotta jokainen halukas pääsee vuorollaan nauttimaan esimerkiksi juhlapyhien vapaista.
Esihenkilö ei saa suosia joitain työntekijöitä tai pitää perheellisiä etuoikeutettuina. Kaikkien pitää saada vuorotellen parhaimpia loma-aikoja. Vuorottelun toteutumista mutkistavat työntekijöiden yksilölliset toiveet ja työntekijöiden vaihtuvuus. Vuorottelusta voidaan poiketa poikkeuksellisen painavasta syystä. Jos näin tehdään, tästäkin on syytä puhua yhdessä avoimesti.
Työelämän asiantuntija Tiina Vartiainen, Tehy: Lomat ja työvuorot ovat työelämän ikuisuuskysymyksiä. Esihenkilön kannattaa pitää kirjaa lomista, jotta hän muistaa, miten lomat ovat menneet edellisinä vuosina.
Joissakin työpaikoissa on kiertävä lomajärjestely. Tällöin työntekijät tietävät hyvissä ajoin etukäteen, missä kuussa oma kesäloma on. Yleensä lomista on laadittu työpaikalla yhteisesti sovitut pelisäännöt, joten loman ajankohdan ei pitäisi tulla täytenä yllätyksenä.
Hoitaja kokee, että hän joutuu tekemään aina raskaimmat työt ja tulee puhumaan tästä esimiehelle.
Tiina Vartiainen: Kissa kannattaa nostaa pöydälle: kuormituksen tasapuolista jakautumista on hyvä käsitellä esimerkiksi osastokokouksessa. Parasta on, jos esihenkilö saa työntekijät itse huomaamaan, miten työt kannattaa jakaa niin, että ne kuormittavat kaikkia tasapuolisesti.
Pekka Järvinen: Moni ylikuormittunut tekee työt hammasta purren – valittaa kollegoille, mutta ei ota asiaa muuten esiin. Tunnolliselle ihmiselle alkaa helposti kasaantua taakkaa. Silloin kun tunnolliset alkavat oireilla, ollaan jo myöhässä.
Viime kädessä esihenkilö voi käyttää työnantajan direktio- eli määräysvaltaa ja tehdä tarvittavat muutokset.
Voi myös käydä ilmi, että työntekijällä on asiasta virheellinen käsitys. Jokaiselle ihmiselle on tyypillistä kokea, että juuri minulle tulevat ikävimmät ja raskaimmat työt.
Palaverille on varattu tunti aikaa. Yksi työntekijä käyttää ison osa ajasta omiin asioihinsa ja juttu rönsyilee niin, ettei kaikkia asioita ehditä käsitellä.
Pekka Järvinen: Kun sosiaalisimmat työntekijät ottavat tilaa, muut eivät meinaa saada suunvuoroa. Esihenkilön tulee rohkaista kaikkia tuomaan esiin oma mielipiteensä. Kun on kyse työyhteisön kannalta tärkeistä asioista, pitää huolehtia, ettei kukaan dominoi keskustelua.
Työpalaveri ei ole oikea paikka puida henkilökohtaisia asioita. Aikuisen ihmisen on pystyttävä keskittymään silloin työasioihin.
Tiina Vartiainen: Esihenkilö toimii yleensä kokouksen puheenjohtajana. Puheet lähtevät helposti rönsyämään, mutta hänen pitää huolehtia, että pysytään asiassa. Joukossa on aina niitä, joilla on muita suurempi tarve olla äänessä. Kokouksen vetäjän pitää jakaa tarvittaessa puheenvuoroja, jotta kaikki halukkaat saavat sanoa sanottavansa.
On ymmärrettävää, että palavereissa puhutaan muistakin kuin asialistalla olevista aiheista. Kokous on luonnollinen paikka purkaa esimerkiksi työhön liittyviä paineita, vaikka varsinaiset debriefingit ovat erikseen.
Esihenkilö huomaa, että potilaan yöllinen kaatuminen on jäänyt kirjaamatta.
Tiina Vartiainen: Kirjaamatta jättäminen on valitettavan tavallinen ongelma. Osa työntekijöistä kirjaa tarkasti ja osa vähemmän tarkasti. Kultaista keskitietä on vaikea löytää, vaikka miten koulutettaisiin.
Jos potilaan kaatuminen jätetään kirjaamatta ja seuraavassa vuorossa todetaan, että potilaalla on esimerkiksi lonkkamurtuma, syntyy syystäkin polemiikkia. Kaikki tärkeät asiat pitää kirjata potilaan hoitosuunnitelmaan. Kaatumisesta kuuluu tehdä myös HaiPro-ilmoitus, joka käydään läpi yhteisesti. Ilmoituksen käsittelyn tarkoituksena ei ole syyllistää ketään, vaan oppia tapahtuneesta.
Pekka Järvinen: Virheitä tulee eri syistä. Tärkeintä on, että virheistä ei syyllistetä vaan niistä opitaan. Merkittävä tietokatkos voi vaarantaa potilaan turvallisuuden. Myös läheltä piti -tilanteet tulee kirjata, jotta voidaan ymmärtää, mistä vaaroja saattaa syntyä. Kirjaamiselle on tärkeää luoda mahdollisimman selkeät standardit.
Tiimissä on kaksi työntekijää, jotka tulevat jatkuvasti huonosti toimeen keskenään.
Tiina Vartiainen: Työpaikoilla on usein ihmisiä, jotka eivät tule toimeen keskenään. Osa yrittää jopa karttaa toisiaan. Esihenkilön kannattaa muistuttaa, että työpaikalla ollaan töitä tekemässä. Työntekijöiden väliset ihmissuhteet ovat siinä mielessä toissijainen asia. Yleensä ongelmat syntyvät siitä, että kaksi voimakastahtoista ihmistä on vahvasti eri mieltä ja kumpikin yrittää saada tahtonsa läpi.
Oma lukunsa ovat erittäin tulehtuneet tilanteet, joiden taustalla voi olla jopa vuosikymmenten takaisia kahnauksia. Niiden selvittäminen on usein erittäin hankalaa, ja niissä tarvitaan usein ulkopuolista apua.
Pekka Järvinen: Kun työpaikalla tuli ennen vanhaan kahnauksia, työntekijä saatettiin siirtää toiseen työyhteisöön. Silloin katsottiin, että joidenkin ihmisten kemiat eivät vain kohtaa. Perustelu oli väärä, sillä töissä ollaan ensisijaisesti työroolissa.
Nykyään korostetaan hyvien tyyppien ja hyvän kaverihengen merkitystä. Toimiva työyhteisö rakentuu kuitenkin ammattitaidon ja ammatillisten suhteiden pohjalle.
Potilas sanoo, ettei hän tule toimeen tietyn hoitajan kanssa.
Tiina Vartiainen: Esihenkilön pitää selvittää molemmilta, mistä on tarkkaan ottaen kysymys. Jos työvuorossa on useampi hoitaja, potilaat on ehkä mahdollista jakaa toisin.
Pekka Järvinen: Tällaiset tilanteet on selvitettävä tapauskohtaisesti. Työntekijä ei ole välttämättä tehnyt mitään väärin, vaikka potilaan kokemus olisi, ettei hän saa tarvitsemaansa hoitoa. Toisaalta jos potilaalla on vahva ennakkoasenne hoitajaa kohtaan, yksikin epäsopiva sana riittää vahvistamaan ennakkoluuloja.
Joskus ongelmat voivat johtua kulttuurieroista. Tulevaisuuden iso kysymys on, miten eri kulttuureista tulevat hoitajat ja potilaat kohtaavat toisensa.
Yksi työntekijä käyttää tehtäviin enemmän aikaa kuin muut. Hän vetoaa siihen, että hän haluaa tehdä työnsä hyvin.
Tiina Vartiainen: Hitaudesta ei pidä huomauttaa heppoisin perustein. Esihenkilön tulee luottaa siihen, että kaikki potilaat tulevat loppujen lopuksi hoidettua. Asiat yleensä selviävät, kun niistä puhutaan yhdessä esimerkiksi osastokokouksessa ja pelisääntöjä mietitään yhdessä.
Pekka Järvinen: Teemme työtä erilaisilla sykkeillä. Kaikki eivät tee työtään kuin robotit. Voi myös olla, että henkilö on luonut oman käsityksensä riittävästä työn laadusta eikä se vastaa muuttunutta tilannetta. Resurssit ovat voineet vähentyä, minkä vuoksi pitää käydä keskustelua siitä, mitä tehtäviä pitää priorisoida ja mitä ei voi tehdä yhtä laadukkaasti kuin ennen.
Työntekijä valittaa kollegoistaan, jotka istuvat hänen mielestään taukotilassa muidenkin puolesta.
Tiina Vartiainen: Tämä voisi olla yhteisen kokouksen aiheita. Työehtosopimus määrittää taukojen pituuden. Jos yhteinen keskustelu taukojen pituudesta ei tuota tulosta, asia on otettava puheeksi asianosaisten kanssa.
Pekka Järvinen: Esihenkilön tulee selvittää, pitääkö syytös paikkansa. Jos kyse on yksittäisistä henkilöistä, heidän kanssaan tulee käydä kahdenkeskiset keskustelut ja tehdä pelisäännöt selviksi. Asiaa ei kannata käsitellä osastopalaverissa, koska silloin esihenkilö joutuu puhumaan yleisellä tasolla ja muut alkavat turhaan ihmetellä, mitä he ovat tehneet väärin.
