Älä keskeytä työkaveria turhan takia

Keskittymiskykysi ei ole huonontunut. Sitä vain kuormittaa entistä useampi asia.

Kuvateksti
Muisti joutuu kovalle koetukselle, jos työn joutuu keskeyttämään jatkuvasti. Kuvitus Helena Syrjä.

Puhelin piippaa, osaston ovikello soi ja vitospaikan potilaalla on asiaa. Työkaveri tulee kysymään neuvoa. Lasin takana kulkee ihmisiä. Tilanteita on arvioitava nopeasti ja päätöksiä pitää tehdä lennossa.

Tällaista on kognitiivisesti vaativa työ.

Kognitiivisilla vaatimuksilla tarkoitetaan kaikkea sitä, mikä vaatii ihmiseltä tiedon käsittelyä. Sitä, kuinka paljon työssä täytyy huomata ja muistaa asioita. Tehdä asioita yhtä aikaa ja jakaa huomiota eri asioiden kesken. Päätellä, oppia, sietää keskeytyksiä ja tehdä päätöksiä.

Työn kognitiiviset vaatimukset ovat lisääntyneet viime vuosina melkein kaikilla aloilla. Samalla tiedon määrä on lisääntynyt ja tahti kiristynyt.

Helpottajaksi suunnitellut tietojärjestelmät eivät välttämättä helpotakaan työtä, vaan lisäävät sitä. Lisääntyvästä tiedosta on sinänsä hyötyä, mutta tietotulva ja tiedon käsittely myös kuormittavat.

– Tietotekniikan määrä hoitotyössä on tuplaantunut viimeisen kymmenen vuoden aikana. Työpaikoilla ei olla välttämättä mietitty, miten se muuttaa työn vaatimuksia ja kuormittumista, arvioi erikoistutkija Virpi Kalakoski Työterveyslaitokselta.

Tietojärjestelmien kehityksen rinnalla on saattanut unohtua, etteivät ihmisen aivot ole muuttuneet. Ihminen ei pysty keskittymään kuin yhteen asiaan kerrallaan, vaikka moni luulee niin ja ihailee tehtävästä toiseen hyppivää multitaskaajaa. Jos pitää säntäilyä dynaamisen ihmisen merkkinä, oma keskittymiskyky saattaa tuntua huonolta.

Virpi Kalakoski haluaa kääntää asian toisin päin.

– Ihminen on hyvä keskittymään, mutta työoloissa on nykyään paljon häiriöitä. Esimerkiksi puhehäly, visuaalinen häly ja sairaalaympäristössä hälytykset syövät ihmisen kapasiteettia vaikkapa lukemiselta tai kirjoittamiselta.

– Ihmiset eivät ole kovin tietoisia aivojen rajoituksista. Muistin rajallisuus ei näy mitenkään ulospäin, kuten vaikka se, että ihmisillä on kaksi kättä.

Tehtävien nopeaan vaihtamiseen voi jäädä koukkuun. Monissa maissa toimivan Potential Project -valmennusyrityksen toimitusjohtaja Rasmus Hougaard kirjoittaa lokakuussa ilmestyneessä Tilaa ajatella -kirjassa, että nopea tehtävien vaihtelu tuntuu ihmisistä usein jännittävältä, vaikka se on fyysisesti kuluttavaa ja stressaavaa.

Harvardin yliopistossa tehdyn tutkimuksen mukaan multitaskaaminen antaa aivoille dopamiinisysäyksen. Se tuntuu tyydyttävältä ja siksi aivot etsivät jatkuvasti uusia dopamiinisysäyksiä. Nopeat tehtävät, kuten sähköpostin tarkistaminen, tuottavat sysäyksiä helpoiten. Hougaardin mielestä tämä opettaa aivomme kaipaamaan häiriötekijöitä.

Lääkkeiden jakoa tai muuta selkeästi potilasturvallisuuteen liittyvää tehtävää ei saisi keskeyttää. 

Lääkkeeksi hän tarjoaa kurinalaista keskittymistä valittuun asiaan ja häiriötekijöiden tietoista valitsemista.

Kurinalainen keskittyminen tarkoittaa, ettei esimerkiksi vastaa puhelimeen tai kysy mieleen juolahtavaa kysymystä työkaverilta, kun kirjoittaa tekstiä.

Häiriötekijän tietoinen valitseminen on puolestaan sitä, että jos työkaveri tulee kysymään neuvoa akuuttiin tilanteeseen, keskeyttää kirjoittamisen ja keskittyy täysillä hänen asiaansa. Ei siis yritä kirjoittaa ja vastata samaan aikaan.

Keskeyttäminen saattaa olla työyhteisön tapa. Tapa on huono, jos työkaverin tehtävä tulee keskeytettyä vähäpätöisenkin asian takia ja ilman ennakkovaroitusta. Tehtävän jatkaminen keskeytyksen jälkeen voi olla hankalaa tai jopa mahdotonta.

Virpi Kalakosken mielestä työyhteisöjen kannattaisi pohtia, millaiset keskeytykset ovat tarpeen, millaisia keskeytyksiä voisi vähentää ja milloin keskeytykset ovat vaarallisia. Hän kehottaa myös sopimaan pelisääntöjä keskeytyksille.

– Esimerkiksi lääkkeiden jakoa tai muuta selkeästi potilasturvallisuuteen liittyvää tehtävää ei saisi keskeyttää. Merkiksi tällaisen tehtävän tekemisestä hoitaja voisi pukea ylleen vaikka tietyn liivin tai liinan.

Ihmiset eivät aina huomaa, että jokin asia häiritsee heidän keskittymistään.

Neuvon kysyminen työkaverilta on monesti nopein tapa selvittää asia, mutta toisen työtä ei saisi keskeyttää hallitsemattomasti muuten kuin hätätilanteessa.

Joihinkin työtehtäviin sopii käytäntö, että keskeytyksiä saa tehdä vain tiettyyn kellonaikaan tai että kysymyksiä kerätään palaveriin.

”Odota hetki” on Kalakosken mielestä hyvä ensimmäinen vastaus keskeyttämään tulevalle työkaverille.

– Pieni aikalisä voi auttaa siihen, että pystyy palaamaan keskeytyksen jälkeen tilanteeseen. Tarkistuslistaan kannattaa merkitä, mihin kohtaan on jäänyt.

Aina samasta kohdasta jatkaminen ei onnistu ollenkaan. Jos tilanne voi muuttua lyhyessä ajassa, tarkistuslista täytyy ehkä aloittaa alusta.

Häiriöiden sieto on yksilöllistä, eivätkä ihmiset aina huomaa, että jokin asia häiritsee heidän keskittymistään.

– Ihmisestä voi tuntua, ettei vaikka muiden juttelu häiritse häntä. Kun tehtävän suoritusta sitten mitataan, suoritustaso on laskenut selvästi häiriön takia, Kalakoski kertoo.

Keskeytysten minimoiminen ja työrauhan takaaminen on siis kaikkien etu.

Lähteenä myös: Rasmus Hougaard & Teetta Kalajo: Tilaa ajatella – Tehosta työtäsi mindfulnessin avulla, PS-kustannus.

Lue myös: Saanko keskeyttää? Sovi pelisäännöt työkavereiden kanssa

Teksti Emmi Oksanen

Suosittelemme sinulle

Tehy
Julkaisupäivämäärä
23.4.2021
Tehy
Julkaisupäivämäärä
19.3.2021
Uutiset
Julkaisupäivämäärä
23.5.2022