Tieto sairauslomasta ei yleisesti kuulu kaikille työyhteisön jäsenille. Kuva: iStock

Tieto sairauslomasta ei kuulu kaikille

Tietosuojavaltuutettu suosittelee ilmoittamaan, että sairauslomalla oleva työntekijä on ”poissa” työpaikalta.

Työnantaja ei saa kertoa sairauspoissaolosta muille työntekijöille – ei, vaikka muiden olisi ”hyvä tietää” asiasta.

Asia nousi esiin Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä (PPSHP), jossa poissaolot on merkitty työvuoroluetteloon kirjainkoodeilla. Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio on ohjeistanut sairaanhoitopiiriä huolehtimaan siitä, että sivulliset eivät saa tietoonsa henkilöstön sairauslomatietoja. Ulkopuolisia ovat tässä tapauksessa myös työntekijät, jotka eivät tarvitse työssään tietoa toisen sairauslomasta.

Mainos (teksti jatkuu alla)
Mainos

Tietosuojavaltuutettu suosittelee ilmoittamaan, että henkilö on ”poissa” työpaikalta. Yksittäisissä tapauksissa voi olla tarpeellista kertoa sairauslomasta esimerkiksi lähimmille työkavereille, mutta tilannetta on arvioitava tapauskohtaisesti. Esimerkiksi henkilöstöhallinto, esimies ja palkanlaskijat tarvitsevat tiedon oman työnsä vuoksi.

PPSHP:ssä on ollut tapana merkitä sekä ennalta tiedetyt että yllättävät sairauspoissaolot työvuoroluetteloon kirjainkoodeilla. Luettelot ovat olleet nähtävillä ilmoitustaululla tai kansiossa ja lisäksi jokainen on saanut oman listan. Tehyn luottamusmies kiinnitti käytäntöön huomiota ja pyysi tietosuojavaltuutettua ottamaan asiaan kantaa, kun se ei ratkennut työpaikalla.

Työnantajan on huolehdittava, että henkilötietoja käsittelevät työntekijät tietävät vaitiolovelvollisuudestaan ja noudattavat sitä.

Työvuorojen suunnittelija kirjasi ennalta tiedetyt sairauspoissaolot työvuoroluetteloon koodilla S. Yllättävät sairauslomat merkittiin listan vahvistamisen jälkeen koodilla Z.
Listan päätyttyä tulostettiin henkilökohtaiset toteutumalistat, joissa näkyivät myös sairauslomat. Myös toteutumalistat olivat julkisesti nähtävillä. Jokainen kuittasi oman listansa.

Tietosuojavaltuutetun mukaan joissakin yksikössä myös täysin ulkopuoliset ovat voineet nähdä listat, mutta tämän työnantaja on kiistänyt.

Työnantaja puolusti käytäntöä toteamalla, että työvuoroluettelo koodeineen ei paljasta sairausloman syytä. Koodit ovat olleet käytössä siksi, että palkka määräytyy sairauslomatyypin mukaisesti. Sairausloman syy ei niistä selviä. Tieto sairaudesta ei työnantajan mukaan ole salassapidettävää tietoa.

Vuonna 2006 tietosuojavaltuutettu totesi, että tieto sairauslomasta ei ole henkilötietolain tarkoittama arkaluonteinen henkilötieto. Tieto sairauslomasta on kuitenkin henkilötieto, jota työnantaja käsittelee henkilöstöhallinnon nimissä. Laki velvoittaa työnantajaa olemaan henkilötietojen käsittelyssä huolellinen ja suojaamaan niitä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

Henkilötietolaki velvoittaa työnantajaa määrittelemään, kenellä on oikeus käsitellä työntekijöiden henkilötietoja. Oikeutta ei voi antaa kenelle tahansa, vaan käsittelijäksi nimettävällä tulee olla tietoihin aito tarve. Esimerkiksi osastonhoitajan pitää ratkaista, onko poissaolo palkallinen tai vaaditaanko lisäselvityksiä.

Työnantajan on myös huolehdittava, että henkilötietoja käsittelevät työntekijät tietävät vaitiolovelvollisuudestaan ja noudattavat sitä.

PPSHP on nyt muuttanut käytäntöjä. Esimiehet poistavat työvuorolistoista henkilötiedot ennen kuin ne laitetaan esille. Alkuperäinen työvuorosuunnitelma ja allekirjoitettavat listat säilytetään lukon takana. Työntekijä käy allekirjoittamassa oman listansa esimiehen tai hänen valtuuttamansa henkilön läsnä ollessa.

Henkilötunnus on arkaluonteinen tieto

  • Arkaluonteisia henkilötietoja ovat rotua ja etnistä alkuperää, yhteiskunnallista toimintaa, ammattiliiton jäsenyyttä, poliittista tai uskonnollista vakaumusta, rikollista tekoa, terveydentilaa, seksuaalista suuntautumista ja sosiaalihuollon tarvetta koskevat tiedot. Arkaluonteiset henkilötiedot on lueteltu henkilötietolaissa.
  • Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on erikseen sallittu esimerkiksi terveydenhuollossa. Käsittely on oikeutettua asianomaisen henkilön nimenomaisella suostumuksella. Tiedot on poistettava heti, kun peruste niiden säilyttämiselle on lakannut.
  • Myös henkilötunnus on arkaluonteinen henkilötieto.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Julkaistu Tehy-lehdessä 2/2014

Mainos
Mainos