Neuvottelujen alussa on syytä sopia, miten neuvottelujen etenemisestä tiedotetaan. On myös hyvä sopia, kuka tiedottaa neuvotteluista henkilöstölle. Jokaisesta yksittäisestä neuvottelusta olisi syytä laatia yhteinen tiedote jäsenille.
– Neuvotteluiden aikana kaikilla niillä henkilöillä, joita kulloinkin neuvoteltava asia koskee, on oikeus saada tieto neuvotteluiden kuluessa esitetystä tiedoista – myös salassa pidettävistä asioista.
Liike- ja ammattisalaisuudet sekä esimerkiksi työntekijöiden terveystiedot kuuluvat salassa pidettäviin tietoihin. Kun vaikkapa luottamusmiehelle kertyy neuvotteluiden kuluessa salassa pidettävää tai arkaluontoista tietoa, tämä on vaitiolovelvollinen näistä tiedoista.
Kun luottamusmies saa yleisluontoista tietoa esimerkiksi työnantajan tavoitteista neuvotteluissa, on selvä, että luottamusmies kysyy näistä asioista henkilöstön kantaa. Näin luottamusmiehen ja työnantajan välillä voidaan käydä vuoropuhelua vaihtoehdoista ja ratkaisumalleista.
Entä voiko luottamusmies kertoa julkisuuteen sitä, miten monta työntekijää työnantaja haluaa yt:n alkaessa irtisanoa tai lomauttaa?
– Kyllä voi. Ne asiat eivät kuulu salassa pidettäviin eivätkä arkaluontoisiin tietoihin.